Dags att lära någon att fiska…(?)

”Om du ger en hungrig man en fisk blir han mätt för en dag, om du ger honom ett fiskspö och lär honom fiska blir han mätt varje dag”

Detta uttryck har jag hört i en hel del olika versioner de senaste åren, alla med samma syfte, att belysa att informatörers roll är att arbeta för att organisationen ska bli så kommunikativ i sig själv att vi informatörer inte längre behövs.

Själv känner jag mig väldigt vilsen i denna diskussion som pågår inom vår bransch kring informatörens roll – då givetvis utifrån mina egna personliga tolkningar om vad som är kommunikation och informatörens roll i detta sammanhang.

Jag hör aldrig några ekonomer eller HR-specialister som pratar om att deras mål är att alla i organisationen ska vara så duktiga inom ekonomi och HR att de som yrkeskår inte längre behövs. Är det dem eller vi som är fel ute? Är det ädelt att arbeta för sitt eget icke-existerande? Eller bara korkat? Tja, det beror väl på vad vi anser att vi som informatörer bidrar med till organisationen. Vissa menar att det mer handlar om att vi ska bli mindre operativa för att få mer tid över till att vara strategiska. Men vad innebär det? Ska jag vara helt ärlig blir jag lite personligen kränkt av det resonemanget, och faktiskt förvånad att inte fler informatörer blir det. Det är som att säga att det inte finns ett strategiskt tänk bakom de operativa insatser jag gör och att jag inte kan prioritera min tid mellan strategiskt och operativt kommunikationsarbete. Motsatsen till strategisk är inte operativt. Motsatsen till strategiskt är ad hoc.

Att en organisation anställer en informatör ser jag som ett uttryck för att de vill ha hjälp med så väl det strategiska som det operativa kommunikationsarbetet. De vill ha en professionell nivå på det operativa kommunikationsarbetet samt stöd i det strategiska kommunikationsarbetet, och tid över att fokusera på det som är deras huvuduppgift, t.ex. chefskapet. OK tänker ni, men vi vet ju alla att en bra ledare är en kommunikativ ledare, det är en integrerad och viktig del av ledarskapet och chefskapet. Absolut. Men det är även budgetansvaret och personalansvaret. Men det är väl ingen som pratar om att de specialiserad operativa stödfunktionerna för personal och ekonomi bör försvinna eller bara fungera strategiskt?

Med det inte sagt att en viktig del av vår roll som informatör är att hjälpa organisationen att bli mer kommunikativ. Men det blir ju nästan lite komiskt när vi försöker diktera vad verksamheten har behov av – ”jag förstår att ni anställde mig för att ni behövde någon som kunde hjälpa er med ert operativa kommunikationsarbete, men se, jag ska se till att ni blir så duktiga på det själv allihopa att ni inte behöver mig – oavsett om ni har tid, intresse eller vilja till att utföra allt det operativa kommunikationsarbetet.”

Så mina kära informatörskollegor, jag är tyvärr inte så ädel, jag är helt egoistisk och värnar om mitt existerande, då jag ääääälskar mitt jobb – både den operativa och strategiska delen. Eller är jag så egoistisk? Vågar jag sticka ut hakan och säga att vi är utbildade, tränade och erfarna medarbetare inom operativt kommunikationsarbete som faktiskt behövs i organisationen även i framtiden?

Vad är kommunikation?

Ja, det finns ju ingen brist på definitioner att skaka fram.  Men sedan processas dessa inom oss och vi nyanserar definitionerna med våra egna tolkningar, så det finns säkerligen snudd på lika många definitioner som det finns individer. Och jag tror definitivt inte vi är eniga inom vårt skrå (informatörer, kommunikatörer, vad vi nu vill kalla oss). Framförallt inte när det gäller internkommunikation, upplever jag. Denna del får ofta inte lika stort diskussionsutrymme då det fortfarande är PR som dominerar. Jag får ibland känslan av att vi lite slappt försöker använda oss av PR-tänket även i arbetet med internkommunikationen. Med det vill jag inte säga att PR-tänket inte har någon roll alls inom internkommunikationen. Men jag lyssnade för ett tag sedan på Bill Quirke (en tung internationell spelare på internkommunikationsområdet) som menade att 70% av all internkommunikation är så kallad ”informell kommunikation” – dvs korridorsnack, fikadiskussioner, rykten, berättelser, diskussioner på Yammer, spontana mindre möten etc.

När jag läste på universitetet så fick jag veta att om en organisation lyckas med sin ordinarie kommunikation så minskar behovet av den informella kommunikationen. Men vänta nu…så här några år senare tänker jag – hur kan den formella kommunikationen någonsin bli den ”ordinarie” om 70% redan är informell kommunikation? Då är det väl denna som är den ”ordinare”? Är det inte inom denna arena vi ska agera istället för att försöka göra övriga 30% till ”ordinarie”?

När jag gör kommunikationsplaner brukar jag börja med ungefär en sida där jag resonerar kring syftet med kommunikationsplanen. Jag tycker det är viktigt att vara eniga om varför vi ska kommunicera, ”communication is a means to an end, don’t try to make it important as the end it self ” (the lovely Bill Quirke). Kommunikation kan aldrig vara en separat utskild aktivitet i sig. I slutet av denna sida brukar jag ha med som standard:

”Grundläggande begrepp
Information är de strategiska budskapen som ska leda till ökad kunskap.
Kommunikation är processen av budskap som bygger på interaktivitet bland dem som deltar i processen och som ska leda till attityder eller förhållningssätt.
Relationen är ett ömsesidigt engagemang eller gemensamma åtaganden som leder till handling och resultat.”

Det sista är för mig nyckeln i internkommunikation – relationen med vår målgrupp. Jag tror personligen att vi som informatörer (eller vad ni/vi vill kalla oss, kärt barn har många namn) har en stor roll att spela vad det gäller relationsbyggandet med målgruppen. En fungerande relation är en förtroendegrund, och vi är ju skolade i att förtroende är första steget för att mottagaren ska vara mottaglig för vårt budskap – förtroende skapar handlingsutrymme. Det är i relationen som den informella kommunikationen sker.

Den formella kommunikationen, resterande 30%, är oerhört viktig den med, för den ska stödja den informella kommunikationen. Men jag tycker det är viktigt att se den just som stödjande, att de mer formella kanalerna är stödkanaler och inte huvudkanaler. Ser vi dem som huvudkanaler är risken stor att vi siktar fel och missar målet. Men inom dessa 30% är PR-tänket en möjlig väg framåt, vi kan använda oss av vad jag brukar vilja kalla ”kanal-kampanjer” – vi kan producera material och information i olika kanaler, våra insatser kan då mätas och sättas pengar på – nice and simple – informatören har gjort ett jobb, tack och hej. Det andra, den informella kommunikationen, är svårare att ta på, att mäta, att synliggöra, men desto viktigare i många sammanhang. Tycker jag.

Så vad är kommunikation? Jag personligen har fastnat för ursprunget communicare – ”att göra gemensamt med”. Vad är kommunikation för er?

Förändring – en kommunikativ utmaning

”Det behöver man inte vara Sherlock Holmes för att lista ut” tänker ni säkert när ni läser rubriken. Men för mig är det ett outtröttligt ämne. För hur ofta vi än pratar om det och tycker oss veta, lik väl går vi allt som oftast på samma nitar ändå (Murphys lag, vad vet jag?).

Inom retoriken, PR och marknadsföring, förändringspsykologi etc. pratar vi alltid om samma sak – vi är först och främst kännande människor, därefter rationellt tänkande människor. Men ändå är det här vi alltid går bet, vi har en så stark förkärlek att i förändringsarbete vilja lägga tonvikt på de rationella och logiska budskapen. Oftast går både chefer och kommunikatörer på denna betan – varför? Jag har faktiskt inget bra svar, det är en liten tankenöt jag ofta går med. Någon som har någon bra in-put så tas det tacksamt emot! Kan det vara för att det är så mycket svårare och kräver så mycket mer energi och tid från oss att faktiskt tänka till kring vår målgrupp och vad som är deras motivationskraft?

I förändringsarbete upplever jag också att vi har en tendens att fokusera för mycket på problemen som leder till att vi upplever ett behov av förändring – eller förbättring som det så fint heter ;). Varför inte fokusera på möjligheterna istället? Det flesta studier i beteendevetenskap visar att när man fokuserar på problem istället för möjligheter så leder det oftast till motstånd. För det är ju som att trycka lite extra på att så som medarbetarna jobbar idag är fel – vilket jag sällan tror behöver understrykas i en förändring, det är på något sätt underförstått. Jag kan ha fel.

Jag tror det är viktigt att aldrig underskatta målgruppens intelligens, samtidigt som man givetvis inte ska överskatta målgruppens förkunskaper. Problemen i en organisation är oftast mer eller mindre kända för alla som jobbar i organisationen. Det finns givetvis olika tolkningar av problemen och jag menar inte att vi ska sluta prata om dem helt. Men fokuset bör vara på möjligheterna istället. Men det kräver återigen en hel del av oss – vi måste börja fundera kring hur vi ska genomföra förändringen och vad som kommer hända om vi gör si eller så. Det är här vi bör utnyttja kraften i våra medarbetare, som oftast har många tankar och idéer om hur vi kan förbättra vår organisation. Och som grädde på moset visar studier att om vi som människor själv får vara med och påverka, jämfört med att bli tillsagda vad vi ska göra, så är vi upp till fem gånger mer committade (som det så fint heter på svenska 😉

Vikten av personlig utveckling

Jag hade äran att få delta när nästan alla ekonomer i Malmö stad träffades för att ha en utvecklingsdag tillsammans. Det kändes som om de pratade om allt utom ekonomi! Men det var just det som var så uppfriskande. De har förstått. Det är lika viktigt att se till den personliga utvecklingen som till den professionella.

– Jag har sällan träffat en inkompetent ekonom. Men däremot har jag träffat ekonomer som har en väg att gå kring den personliga utvecklingen för att bli mer pedagogiska, ta större plats och stärka ekonomernas roll i Malmö stad, samt vara en aktiv part och stöd till verksamheten, säger Per Arvidsson, från företaget Blueberry Hill som har satt samman utvecklingsprogrammet för redovisningsekonomerna i Malmö stad.

Per fortsätter med att förklara att med personlig utveckling menar han förmågan att ge feedback och coaching, ha självkännedom, kunna kommunicera, ha mod och integritet, ha en känsla för ansvar och etik samt vara pedagogisk.

Störst fokus under dagen var på förmågan att som ekonom kunna kommunicera. Jan-Åke Troedsson, ekonomidirektör i Malmö stad, menar att den största utmaningen i framtiden för kommunernas ekonomiavdelningar handlar om att göra sig förstådda och kommunicera rätt budskap;

– Vi kan inte alltid kommunicera att det inte finns några pengar oavsett om det är bra eller dåligt ekonomiskt läge. Hur vi än ser det så finns det alltid resurser. Det handlar om att sortera ut rätt beslutsunderlag för våra beslutsfattare på olika nivåer. Vi måste jobba med alternativ och analysera samt ge helhetsperspektiv; om man gör si, vad händer då, om man gör så, vad händer då.

Återstoden av dagen tillbringades tillsammans med Susanne Hedin från Retorikbyrån, som menar att retorik är klok och konstruktiv kommunikation där syftet är att övertyga och påverka. För att kunna göra det är det viktigt att skapa förtroende då det i sin tur skapar handlingsutrymme. Förtroende är första steget för att mottagaren ska vara mottaglig för vårt budskap. Som människor måste vi känna tillit för att överhuvudtaget vilja lyssna på någon, och vi tror mer på det vi ser än det vi hör, därför är kroppsspråk och våra handlingar viktiga redskap i kommunikationen.

De egenskaper som skapar förtroende och bygger upp tillit är säkerhet, intresse, kunskap, samt sanning/ärlighet, menar Susanne. Inom retoriken talar man ofta om ett bord med tre ben – tar man bort något av benen faller bordet (dvs. tilliten). Benen är etos, logos och patos. Etos handlar om intrycket man gör som person, det handlar inte om vem jag är utan om vem jag förefaller att vara. Vem som är avsändare är alltså mycket viktigt. Etos kan man ha via sin professionella roll, men också som person, t.ex. naturlig auktoritet.  Logos handlar om att tilltala det rationella tänkandet och förnuftet, dvs. det handlar om att bygga sitt budskap på fakta. Patos däremot handlar om att tilltala känslorna. Vi påverkas i större utsträckning av känslor än fakta, framförallt ju närmare vi kommer ett beslut, då är det känslor och tidigare erfarenheter som ligger oss närmst om hjärtat. Det som är kopplat till patos är också oftast det vi minns.

Fundera kring dem du talar till – vad tilltalas de främst av? Logos, etos, patos? All kommunikation sker på mottagarens villkor. Det är också viktigt att aldrig överskatta publikens kunskaper, samtidigt som man inte ska underskatta deras intelligens. Visa människan bakom budskapet (t.ex. via mimiken), men tänk på att inte vara privat utan personlig – det handlar om ärlighet och äkthet. Och sist men inte minst – ”Säger jag allt säger jag inget.”

Ekonomer är specialister. Utbildade inom ett avgränsat område. Men jag är övertygad om att alla specialistyrken i framtiden måste ta större hänsyn till den personliga utvecklingen. Helst redan under utbildningarna. Annars kommer vi inte kunna göra ett adekvat jobb. Det kändes som ett fantastiskt privilegium och få vara med när ekonomerna i Malmö stad tog ett jättekliv och satsade på sin personliga utveckling, med start inom ett område som jag tror kommer ta dem långt – kommunikation.

Med vänliga hälsningar

Kommunikatören

Framtidens arbetsplats

2010 kom Kairos Future Club ut med en rapport om ”Generation Ordning”, de som är födda mellan 1985-1995. De anses vara mindre rebelliska än sina storasyskons generation, som har velat byta arbetsgivare ofta och resa runt i världen innan de satsat på karriären. Rapporten menar att ”Generation Ordning” är mer lojala mot arbetsgivaren och gör sitt bästa på jobbet oavsett vilken lön. Detta eftersom de vuxit upp med en ständigt pågående debatt om ungdomsarbetslöshet – att man ska kunna försörja sig har inte varit så självklart.

MEN, eftersom den här generationen har fötts in i internet tycker de att det är fullt möjligt att leva parallella liv samtidigt, vilket gör att de vill utvecklas på olika sätt – inte minst på arbetet.
– För att attrahera den här generationen kommer det att bli viktigare för arbetsgivaren att betona balans i livet, tror Sofia Rasmussen, konsult och framtidstrateg på Kairos Future.

Rapporten ger framförallt uttryck för att familjen är det absolut viktigaste för ”Generation Ordning”, och att arbetsliv och familjeliv måste kunna kombineras. Deras preferenser för familjen, mänskliga relationer och sociala sammanhang ställer krav på ett framtida arbetsliv som är alltmer globalt och virtuellt. Vad innebär detta för arbetsgivaren och den lokala arbetsplatsen?

Ska man nå fram till den här generationen så lägg ner all bullshit.  Transparans är ledordet, de har höga krav på kvalitet och har redan varit ute på någon rejtingsida för att kontrollera i förväg. ”Generation Ordning” har dessutom en förkärlek för att uppleva sammanhang. Inte helt otippat förutspås därför corparate storytelling vara ett viktigt inslag för att attrahera denna generation som medarbetare – den gemensamma berättelsen i företaget och organisationen skapar det sociala sammanhanget, identiteten och värderingarna. Det är hög tid för HR och kommunikationsavdelningarna att slå sina påsar ihop och arbeta med employer branding på ett nytt sätt.

Hur organisationer väljer att satsa på, och se, på IT de kommande åren blir också en viktig pusselbit för framtiden – den attraktiva arbetsgivaren som lockar till sig den nya kompetenta generationen som kan ta vid och vidareutveckla det som tidigare och nuvarande skickliga generationer har skapat. IT kan vara både en möjliggörare och en gränsdragare. Det gäller att satsa rätt. Men framförallt att ha rätt förhållningssätt.

Papper, vad är det?

Hur många årtionde är det tills någon ur en av de nyare generationerna ställer den frågan? Måååånga…tror jag. Det pratas och diskuteras kring papprets vara eller icke vara. Det papperslösa kontoret. Finns behovet av papper när vi kan använda iPad, iPhone etc? Tekniken går framåt och verktygen för ett papperslöst samhälle finns, och vi kan alla vara eniga om miljövinsterna. Men papperslösa är vi inte. Verktygen har inte ersatt pappret utan blivit ett komplement till pappret – och hur bra är det för miljön?

Men varför ska det då vara så svårt att bli papperslösa? Jag tror, att som så många gånger när man pratar IT-lösningar, så finns det alldeles för stort fokus på verktyget och inte på användandet. Det är som om vi blir alldeles förblindad av den nya tekniken. Jag skulle ju aldrig få för mig och gå ut och köpa en ny häftig två-sitsig sportsbil för att den var nyast och häftigast på marknaden, för att sen komma hem och inse att; ooopps, barnen och hunden får inte plats. Nähä, synd, då får jag väl köpa en kombi också. Gör ju inget att jag har två bilar.

Köper jag bil så tänker jag först igenom vad jag ska ha den till, vilka mina behov är o.s.v. Men jag kan lätt köpa en iPad och tänka; jaha, vad kan jag nu ha denna till? Och så blir den ett komplement till alla mina andra prylar (datorn, iPhone, och för guds skull pappret). Den ena ersätter inte den andra. Jag klarar mig inte utan någon av mina enheter. För att rättfärdiga det faktum att jag har alla dessa enheter säger jag till mig själv att de har olika funktion och syfte i både mitt privatliv och arbetsliv. Men ska vi vara ärliga så är det nyansskillnader. Och ibland händer det att jag av bekvämlighetsskäl sitter med dem allihopa när jag jobbar. (Som nu till exempel).

Pappret är betingat av kultur, och det är svårt att förändra. Det hjälper inte att införa en IT-lösning, vi måste tänka igenom hur vi hantera våra dagliga aktiviteter, så väl i hemmet som på jobbet. Hur mycket ska IT-lösningarna anpassas till vårt dagliga användande och hur mycket ska vi förändra och anpassa vårt beteende? Oavsett så är det en lång resa. Men jag upplever att debatten har störst fokus på IT-lösningarna. Jag upplever att det finns två tydliga läger. De ivriga entusiasterna som står och undrar varför det tar så lång tid att införa den nya tekniken i organisationen, varför det ska testas hit och dit, och man borde välja den ena lösningen framför den andra etc. . Och sen finns det dem som slår bakut när det ska införas ”ännu en” IT-lösning. (Sen finns det ju givetvis ett spann mittemellan).

Jag tror det är viktigt att börja koppla verksamhetsutveckling och beteendevetenskap (och för all del förändringspsykologi) i allt högre grad till införandet av nya IT-lösningar. Verksamhetsutvecklingen ska vara i fokus, IT-lösningarna ett ”means to an end”. Annars finns risken att de flesta fortsätter jobba som förut och IT-lösningen blir istället ett störande moment, ännu en grej att lägga till resten av grejerna – ett komplement. Och de som gillar tekniken och de nya häftiga prylarna kommer vara steget före och jaga nästa nya grej.

%d bloggers like this: